Quoi ?

La politique de dénonciation de OVB WILLEMOT est une politique par laquelle les employés, les fournisseurs, les clients ou les tiers en général peuvent signaler des violations légales, des fautes ou des actions qui violent les lois applicables et/ou les principes éthiques.

La présente politique décrit la manière dont les problèmes graves et sensibles liés à des comportements illégaux ou contraires à l’éthique peuvent être signalés de manière confidentielle et comment ces rapports seront traités.

Pour être clair, le signalement dans le cadre de la politique de dénonciation est volontaire et la politique de dénonciation ne remplace pas les processus de communication interne existants au sein de OVB WILLEMOT.

Pour qui ?

Les employés, les clients, les fournisseurs ainsi que les tiers peuvent signaler une faute (présumée), un abus ou une irrégularité de OVB WILLEMOT par le biais de la procédure de dénonciation. Les employés sont encouragés à discuter d’abord des (soupçons d’) abus ou d’ irrégularités avec leur superviseur ou le département des ressources humaines, si possible. Pour les cas où cela n’est pas souhaitable pour quelque raison que ce soit, ils peuvent bien sûr recourir à cette Politique.

Objectif

Lorsqu’une personne viole une loi ou une politique interne, elle met en danger OVB WILLEMOT, ses clients, ses actionnaires, son conseil d’administration, ses employés ou éventuellement d’autres personnes. Plus vite il sera mis fin à ces actes répréhensibles, mieux ce sera pour toutes les parties concernées. Par conséquent, OVB WILLEMOT a mis en place une politique de dénonciation (la « Politique « ) avec les objectifs suivants :

  • veiller à ce que les employés, la direction et les administrateurs de OVB WILLEMOT (ainsi que d’autres parties prenantes telles que les fournisseurs, les sous-agents, les courtiers ou les clients,…) aient la possibilité, en lieu et place de la voie de communication interne existante, de signaler à OVB WILLEMOT des questions graves et sensibles relatives à des violations, par exemple, des codes d’éthique internes de OVB WILLEMOT ou de toute législation applicable, et
  • agir comme un système d’alerte précoce en veillant à ce que la direction de OVB WILLEMOT soit informée de ces problématiques le plus tôt possible afin qu’elle puisse évaluer et examiner la question et, si nécessaire, prendre des mesures appropriées et suffisantes pour atténuer les conséquences d’une violation potentielle, d’un danger ou d’un autre risque grave.

À quoi ne sert pas la Politique ?

Le système de dénonciation ne sert qu’à signaler les abus ou irrégularités (présumés).

La politique de dénonciation n’est pas destinée à :

  • Plaintes ordinaires relatives aux services de OVB WILLEMOT. Pour cela, veuillez utiliser la procédure de plainte ou envoyer un courriel à privacy [at] willemot.be.
  • Abus ou plaintes concernant les clients ou les fournisseurs de OVB WILLEMOT.
  • Pour traiter ou signaler les griefs personnels des employés.

Système de plaintes

Comment puis-je signaler un abus ou une irrégularité concernant OVB WILLEMOT ?

  • Par courriel à integrity [at] willemot.be (integrity[at]willemot[dot]be)
  • Par lettre adressée à l’adresse suivante : Willemot NV, Integrity Officer/DPO, Coupure 228, 9000 Gand