Politique de la SA Willemot en matière de conflits d’intérêts

Préambule :

Conformément à la directive Markets in Financial Instruments Directive (MiFID), la SA Willemot a adopté des mesures organisationnelles efficaces et fixé des procédures administratives afin de mettre en œuvre tout ce qui est raisonnablement possible pour identifier, contrôler et gérer les conflits d’intérêts. Nous avons élaboré une politique destinée à protéger les intérêts du client. Vous en trouverez un aperçu ci-dessous. Nous vous fournirons des informations complémentaires sur simple demande.

Base légale : Art. 12bis, § 2 et 3 de la loi du 27 mars 1995 ; Art. 27, § 4 et 5 de la loi du 2 août 2002 (art. 4, 3° AR N1) ; Art. 15,16 et 17 AR MiFID (art. 15 AR N2)

Notre politique en matière de conflits d’intérêts

La SA Willemot s’engage à servir les intérêts de ses clients de manière honnête, équitable et professionnelle.

La SA Willemot propose des services d’intermédiation en assurances, ce qui couvre un vaste éventail d’activités impliquant de nombreuses parties. La protection des intérêts de notre clientèle est notre préoccupation première. Dès lors, notre politique décrit la manière dont :

  • nous identifions les circonstances qui peuvent donner naissance à des situations préjudiciables pour les intérêts de nos clients ;
  • nous évitons en première instance les possibles conflits d’intérêts ;
  • nous avons mis au point les techniques et systèmes appropriés afin de gérer les conflits d’intérêts qui pourraient survenir ;
  • nous maintenons à jour ces systèmes afin d’éviter les conflits d’intérêts qui pourraient nuire aux intérêts de nos clients.

Liste des possibles conflits d’intérêts et mesures de gestion

Rémunération

Conflit d’intérêts : Lien entre nos conseils et l’importance des rémunérations que nous percevons de la part des compagnies d’assurances ou de tiers

Gestion: Nous menons une politique stricte en ce qui concerne les rémunérations offertes pour nos services. Une prestation de services professionnelle a un prix. Sous la rubrique rémunérations, vous trouverez un aperçu des commissions de base comprises dans la prime des principales catégories de produits d’assurance. La concurrence entre les compagnies a un effet régulateur sur le marché, ce qui signifie que les différences sont minimes. Les commissions ou les autres formes de rémunération qui seraient exagérées et donc non-conformes au marché sont rejetées.

En fonction de l’importance de notre chiffre d’affaires auprès de certaines compagnies, nous recevons une rémunération supplémentaire pour des prestations que nous assumons pour le compte de la compagnie d’assurance. Les tâches prises en charge contribuent à la qualité de notre service : prestation de service plus rapide, diminution du nombre d’erreurs, accélération de l’indemnisation pour les sinistres de petite ampleur, etc.

L’évaluation de nos collaborateurs repose avant tout sur des critères qualitatifs liés à leurs prestations. Les objectifs de vente de nos collaborateurs commerciaux ne sont en aucun cas liés à une compagnie ou à des produits spécifiques.

Fournisseurs

Conflit d’intérêts : Lien entre notre choix et l’existence de rémunérations supplémentaires, d’incitants ou d’autres éléments subjectifs qui peuvent porter préjudice aux intérêts du client.

Gestion: Le comité de direction sélectionne nos fournisseurs sur la base de critères objectifs tels que :

  • Offre de produits, qualité des couvertures et des garanties
  • Position sur le marché, valeurs, réputation, solvabilité, objectifs de rentabilité
  • Efficacité des processus
  • Règlement de sinistres efficace et juste

Une fois par an, les responsables de département sont invités à évaluer les différentes compagnies en se basant sur plusieurs critères : qualité des services, gamme de produits, efficacité de la communication et de la collaboration, et satisfaction de nos clients dans le cadre des règlements de sinistres. Si les résultats de cette évaluation sont insuffisants, nous prenons contact avec la direction pour demander que des mesures d’urgence soient prises. Une évaluation négative continue sera sanctionnée par la suspension de la collaboration avec cette compagnie et le transfert des contrats d’assurance concernés. Cette décision relève du comité de direction.

Principe de non-discrimination

Conflit d’intérêts : décisions liées à l’importance et au niveau de rentabilité du client

Gestion: Tous les clients ont droit à un traitement équitable, à une prestation de service professionnelle et de qualité équivalente. L’importance ou le niveau de la rentabilité d’un client ne peut pas avoir d’impact.

Si aucune solution standard ne peut être trouvée, le cas spécifique est d’office soumis à l’avis de plusieurs personnes qui décident par consensus en se basant sur une évaluation objective des faits.

Spécifique à la gestion des sinistres :

La SA Willemot organise la gestion des sinistres dans le cadre d’une entité distincte, dotée de ses propres juristes et gestionnaires spécialisés, indépendante des entités commerciales, afin de garantir une distinction claire entre les intérêts commerciaux de l’entreprise et la défense des intérêts du client en cas de sinistre. Nous nous efforçons de garantir une gestion de grande qualité qui fait primer l’intérêt du client lors du règlement d’un sinistre et qui ne prend pas pour argent comptant la décision ou la proposition de l’assureur. Le cas échéant, la SA Willemot analysera la décision d’une compagnie de ne pas intervenir en tenant notamment compte de tous les éléments juridiques et, si nécessaire, s’opposera également à la décision en avançant une autre interprétation ou d’autres arguments, et ce indépendamment de la relation commerciale qu’elle entretient avec l’assureur concerné.

Dans le cadre des rémunérations qu’ils accordent aux courtiers, certains assureurs prennent en considération le rapport entre les volumes de primes et les sinistres dans le portefeuille global qu’ils détiennent auprès de la compagnie d’assurance. Nos collaborateurs ne sont pas informés de cet état de fait et ne peuvent donc être influencés dans le cadre de leur gestion. Les systèmes de rémunération internes n’en tiennent pas non plus compte.

Si un sinistre devait impliquer deux clients communs, la SA Willemot s’engage à informer les clients de cet éventuel conflit d’intérêts. Les dossiers des deux clients seront alors traités par deux collaborateurs distincts. Si nécessaire, un expert externe impartial sera désigné. Le traitement sera confié aux compagnies d’assurances respectives sous la supervision de la SA Willemot.

Divers

Les conflits d’intérêts allant à l’encontre de la législation MIFID de base doivent être évités ou exclus.

La liste des conflits d’intérêts potentiels sera gérée selon une approche proactive. En d’autres termes, le responsable ‘compliance’ placera au moins une fois par an ce point à l’ordre du jour du comité de direction et produira des rapports sur les éventuels incidents qui se seraient produits au cours de l’année écoulée et sur les solutions apportées. Une réflexion active sera menée sur les nouveaux conflits d’intérêts potentiels qui pourraient se produire en fonction de l’évolution de la conjoncture économique, de la commercialisation de nouveaux produits ou services, de la réorganisation de l’entreprise, etc.

Le monitoring des processus de gestion incombe au responsable ‘compliance’ qui, s’il n’est pas entendu par la direction, doit immédiatement en faire rapport au Président du Conseil d’administration.

Protection des informations : l’accès aux données confidentielles est autant que possible intégré dans les systèmes IT et est octroyé selon une approche « need to know »;

Séparation des fonctions et ‘Chinese Walls’ : une même personne ne peut exercer plusieurs fonctions si ce cumul présente un risque de conflit d’intérêts.

Procédure de suivi des plaintes : cette procédure vise notamment à garantir un traitement objectif et en temps opportun des plaintes introduites par les clients. Les plaintes et les solutions apportées sont consignées dans un répertoire et toujours accessibles aux parties concernées

Nous attendons de nos collaborateurs qu’ils contribuent activement à l’identification des conflits d’intérêts, notamment en signalant l’existence ou la suspicion d’existence de conflits d’intérêts au département compliance. Pour ce faire, les collaborateurs peuvent faire appel au règlement « sonnette d’alarme », une procédure d’alerte interne qui permet aux collaborateurs de signaler en toute discrétion les situations (potentiellement) préjudiciables aux intérêts des clients.

Nos collaborateurs sont tenus de respecter les règles de conduite et les procédures en vue de prévenir les conflits d’intérêts liés à l’exercice d’éventuelles autres activités professionnelles extérieures à la SA Willemot.

Nos collaborateurs ne peuvent en aucun cas accepter de cadeaux. Si des fournisseurs souhaitent mettre à disposition des cadeaux, des tickets d’entrée pour des événements ou quoi que ce soit d’autre, la direction peut l’autoriser à titre exceptionnel à condition que leur valeur commerciale et leur fréquence soient proportionnelles aux relations commerciales que les deux parties entretiennent. Ces avantages ne peuvent pas cibler l’individu, mais bénéficier à l’ensemble de l’entreprise. L’attribution peut par exemple se faire sur la base d’un tirage au sort, d’un roulement ou de tout autre critère objectif.

Renonciation à agir

Lorsque nous estimons qu’il n’est aucunement possible de maîtriser certains conflits d’intérêts, nous pouvons décider de renoncer à intervenir en faveur d’un client.